Sistemul RO e-Factura, unul dintre marile proiecte de digitalizare a activității ANAF, a devenit disponibil pentru companii din această lună în relația cu autoritățile publice, urmând ca în scurt timp să devină operațional și pentru relațiile comerciale cu partenerii de afaceri privați.
Pentru moment, sistemul RO e-Factura va fi opțional pentru companii atât în cazul existenței unei livrări/prestări de servicii către autorități publice (B2G), cât și în relația cu partenerii de afaceri privați (B2B), urmând ca după o perioadă de testare, acesta să devină, pe rând, instrument obligatoriu de facturare în relația cu autoritățile publice și ulterior pentru toate tranzacțiile comerciale.
Factura electronică RO e-Factura
Factura electronică RO e-Factura reglementată prin OUG nr.120/2021 este factura emisă, transmisă și primită prin intermediul unei platforme puse la dispoziția companiilor de către Ministerul Finanțelor.
Spre deosebire de factura electronică clasică, prevăzută de Codul fiscal și utilizată în practică și până în prezent în mediul online, factura electronică emisă și transmisă prin intermediul sistemului național RO e-Factura, este un fișier electronic de tip XML, unitar, valabil la nivelul întregii țări, care trebuie să respecte în totalitate specificațiile tehnice și structura definite de autoritățile fiscale.
Facturii electronice îi va fi atașată semnătura electronică aplicată de către Ministerul Finanțelor, certificându-se prin aceasta faptul că nu mai sunt permise modificări asupra conținutului acesteia.
Astfel, prin intermediul facturii electronice RO e-Factura, schimbul de informații între furnizori și beneficiari se face într-un format electronic integrat, iar informațiile trec dintr-un calculator în altul fără intervenția altei persoane sau fără tipărire pe suport de hârtie.
Procedura de utilizare și funcționare a sistemului RO e-Factura
Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în Spaţiul privat virtual (SPV), în nume propriu, prin reprezentant legal sau prin împuternicit și să dețină un certificat digital calificat.
Cum funcționează sistemul?
Procedura de emitere și transmitere a facturilor electronice prin intermediul sistemului RO e-Factura se derulează în mai multe etape, iar toate mesajele referitoare la facturile emise/primite, erorile sau potențialele obiecții în legătură cu conținutul facturii, pot fi vizualizate doar în SPV atât de către emitenți cât și de către destinatari:
- Emitentul va emite factura în sistemele informatice proprii, o va converti în formatul XML, respectând specificațiile tehnice și structura stabilite de autorități și va transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura.
Pe site-ul Ministerului Finanțelor există o secțiune specială dedicată sistemului RO e-Factura la următorul link: https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura.
- Ministerul Finanțelor va verifica din punct de vedere tehnic structura facturii, autenticitatea originii și integritatea conținutului, fără a realiza și o verificare a realității tranzacției înscrise în factură și va valida factura.
- După validare, Ministerul Finanțelor va aplica semnătura sa electronică și o va transmite instant destinatarului prin SPV, data comunicării facturii considerându-se data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare în SPV.
- Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică a Ministerului Finanţelor, care este pus astfel la dispoziţia emitentului, respectiv destinatarului pentru descărcare în SPV, fără alte demersuri suplimentare.
O factură electronică pentru care au fost detectate erori și nu a fost validată de către Ministerul Finanțelor, nu se consideră transmisă în sistemul RO e-Factura.
Similar, o factură electronică comunicată destinatarului nu se poate returna, ci doar corecta în conformitate cu regulile prevăzute la art.330 din Codul fiscal, și va fi retransmisă în sistem ca un fișier nou.
Facturarea electronică în relația cu autoritățile statului, B2G
În relațiile economice cu autoritățile statului, B2G, companiile pot opta pentru utilizarea sistemului național RO e-Factura. Dacă își exprimă această opțiune, companiile vor avea obligația de a emite doar facturi electronice și de a utiliza acest sistem în relația cu toate autoritățile publice contractante.
Astfel, pentru relația B2G, companiile nu trebuie să întreprindă alte formalități suplimentare, în afară de a se înregistra în Spațiul Privat Virtual, dacă nu sunt înregistrați deja.
Facturarea electronică în relația cu partenerii de afaceri privați, B2B
În relațiile comerciale dintre agenți economici privați, alții decât instituțiile publice, B2B, companiile pot opta de asemenea pentru emiterea de facturi electronice transmise prin sistemul național RO e-Factura.
În această situație, în vederea utilizării sistemului RO e-Factura, atât emitentul facturii electronice cât și destinatarul acesteia trebuie să fie înscriși în Registrul RO e-Factura.
Aceasta înseamnă practic, că dacă o societate a optat pentru utilizarea sistemului național RO e-Factura, și are atât parteneri de afaceri înscriși în sistem, cât și parteneri de afaceri care nu au optat pentru acest sistem, va emite pe de o parte facturi electronice prin intermediul sistemului RO e-Factura către destinatarii care aplică la rândul lor sistemul, iar pe de altă parte va emite facturi urmând aceleași reguli ca și până acum pentru acei parteneri care nu sunt înscriși în sistem.
Înscrierea în Registrul RO e-Factura
Înscrierea în Registrul RO e-Factura se efectuează prin transmiterea prin mijloace electronice la distanță a formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”, având bifată secțiunea III.
Înscrierea în sistem se va face începând cu data de 01 a lunii următoare transmiterii formularului (084).
Operatorii economici pot renunța la înregistrarea în Registrul RO e-Factura până la data de 1 a lunii următoare transmiterii cererii de înregistrare, prin transmiterea unui nou formular (084), având bifată secțiunea IV „Renunțare la cererea privind înregistrarea în Registrul operatorilor”.
Utilizarea sistemului RO e- Factura de către operatorii economici nerezidenți
Inclusiv operatorii economici nerezidenți care desfășoară operațiuni în relația B2B cu operatori economici și/sau în relația B2G cu autorități contractante, pot opta pentru facturarea electronică, aceasta având în același timp și un format european ce permite transmiterea facturii și în afara României.
În ambele situații de mai-sus, operatorii economici nerezidenți se vor înregistra în sistemul RO e-Factura prin depunerea prin mijloace electronice la distanță a formularului (083) „Opțiune privind utilizarea, de către operatorii economici nerezidenți, a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, având bifată secțiunea IV.
Operatorul economic nerezident va fi înscris în Registrul RO e-Factura, organizat de către ANAF, începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii.
Baza legală:
OUG nr.120/2021 și ordinele de punere în aplicare: Ordinul nr.1365/2021 , Ordinul nr.1366/2021, Ordinul nr.1713/2021, Ordinul nr.1831/2021